Що таке системи BPMS?

Автоматизація бізнесу стала довготривалим трендом у розвитку компаній. Особливий акцент робиться не тільки на роботизовані виробничі лінії, але й на специфічне програмне забезпечення для контролю та управління бізнес-процесами. Подібна тенденція прийшла на терени нашої країни із Заходу, а тому активно використовує термінологію першоджерела.

Business Process Management System (BPMS) – це концепція управління внутрішніми процесами компанії, керівники якої розуміють важливість оптимізації роботи на всіх рівнях. Для кращого розуміння BPMS усі задачі, виконувані співробітником, можна уявити у вигляді базових наборів дій, направлених на досягнення поставлених перед відділом цілей. В обов’язковому порядку такі дії повинні контролюватися керівником.

Ключовими перевагами застосування програмного продукту при виконанні будь-яких бізнес-задач є легкість переналагодження до нових умов або цілей компанії. При цьому BPM-система дозволяє не тільки виконувати поставлені задачі, але й вдосконалювати самі процеси – виключати неефективні етапи або автоматизувати потокові задачі. Висока функціональність забезпечується завдяки інтеграції інструментів для керування бізнес-процесами, їх моделюванню та постійному вдосконаленню з урахуванням сучасних умов керування компанією.

Ключові функції систем

Впроваджена BPM-система виконує ряд важливих функцій:

• моніторинг запущених бізнес-процесів та пошук шляхів їх вдосконалення;
• управління динамічними кейсами – процесами, результат яких залежить від прийнятого проміжного рішення;
• інтерактивне опрацювання інформації, зокрема система здатна самостійно підтягувати потрібні дані або формувати звіти, що суттєво полегшує роботу співробітника, позбавляючи його від одноманітних завдань.

Для керівника однією з важливих можливостей BPMS є оперативне формування аналітики. Звіти, сформовані в автоматичному порядку, дозволяють реагувати на найменші коливання ринку і завжди тримати руку на пульсі. Для швидкого початку роботи достатньо скористатися набором стандартизованих задач, розроблених з урахуванням досвіду представників великого бізнесу.

З чого почати роботу в BPMS

Будь-яка задача компанії розподіляється на ключові кроки, формується так звана схема бізнес-процесу. Для зручності схему зображають у графічному форматі. При цьому кожен співробітник-учасник такого процесу відповідальний за реалізацію виключно свого етапу. Обов’язково BPMS включає пункти контролю правильності прийняття рішення та ефективності виконання процесу.

Роботу з системою управління бізнес-процесами необхідно починати з налаштування та адаптації програмного забезпечення з урахуванням специфіки вашого підприємства. На допомогу компанії в цьому випадку приходять готові бібліотеки процесів. Інтуїтивний та доступний інтерфейс допоможе легко виконати усі необхідні коригування системи.

BPM-система завдяки програмному розподілу зон відповідальності співробітників дозволяє контролювати зайнятість кожного учасника процесу та правильність прийняття ним рішень. Ефективний менеджмент суттєво покращує результативність усієї команди та компанії в цілому. Одначе максимальне використання переваг автоматизованої системи управління можливе виключно за умови правильного налаштування програмного забезпечення. Якщо у власників компанії є сумніви щодо доцільності використання BPM, достатньо скористатися тест-драйвом програмного забезпечення, щоб усі ці сумніви розвіялися.